Politique de confidentialité

APPLICATION PREPS

1. Responsable du traitement

La présente politique de confidentialité s’applique à l’application Preps.

Dans le cadre de l’utilisation de l’application par ses clients, PREPS COMPÉTENCES agit en qualité de sous-traitant, au sens du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), pour les données traitées pour le compte de l’organisation cliente.

L’organisation cliente utilisant Preps est responsable du traitement des données personnelles de ses collaborateurs, managers et autres utilisateurs de l’application.

PREPS COMPÉTENCES agit en revanche en qualité de responsable de traitement pour certaines données propres à son fonctionnement, notamment la gestion de l’assistance, de la sécurité technique, des échanges administratifs et de la relation contractuelle.

2. Données traitées dans l’application

Dans le cadre de la fourniture du service, l’application peut traiter notamment les catégories de données suivantes :

• données d’identification des utilisateurs (nom, prénom, fonction, identifiant, adresse e-mail professionnelle) ;
• données relatives à l’organisation du client (établissement, service, équipe, rôle, rattachements internes) ;
• données relatives aux campagnes d’évaluation et aux entretiens ;
• données relatives aux compétences, observations, appréciations et validations saisies dans l’outil ;
• données techniques de connexion et de sécurité.

3. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• mise à disposition et fonctionnement de l’application Preps ;
• gestion des comptes et des habilitations ;
• organisation et suivi des campagnes d’évaluation et d’entretien ;
• production de restitutions, synthèses et exports liés à l’utilisation de l’outil ;
• maintenance, assistance et sécurisation du service.

Ces traitements sont réalisés par PREPS COMPÉTENCES uniquement dans le cadre des instructions de l’organisation cliente, responsable de traitement.

4. Base juridique

La base juridique des traitements réalisés dans l’application relève de la responsabilité de l’organisation cliente, en sa qualité de responsable de traitement.

Pour les traitements réalisés directement par PREPS COMPÉTENCES en son nom propre, notamment la sécurité, l’assistance et la gestion contractuelle, la base juridique repose selon les cas sur l’intérêt légitime, l’exécution contractuelle ou le respect d’obligations légales.

5. Destinataires des données

Les données traitées dans l’application sont accessibles, dans la limite de leurs habilitations respectives :

• aux utilisateurs autorisés par l’organisation cliente ;
• aux personnels habilités de PREPS COMPÉTENCES lorsque cet accès est nécessaire pour l’assistance, la maintenance ou la sécurité ;
• aux sous-traitants techniques strictement nécessaires à l’hébergement et au fonctionnement du service.

Les données ne sont ni vendues, ni cédées à des tiers non autorisés.

6. Hébergement et localisation des données

Les données de l’application sont hébergées par la société OVH sur des infrastructures situées en France.

Aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne n’est effectué dans le cadre du service.

7. Durée de conservation

Les données traitées dans l’application sont conservées pendant la durée définie par l’organisation cliente, dans le cadre de son utilisation du service.

En cas de fin d’abonnement ou d’arrêt du service, le client conserve un accès en consultation à ses données pendant une durée maximale de 12 mois, sauf demande contraire ou obligation légale particulière.

À l’issue de cette période, les données peuvent être supprimées, sauf obligation légale de conservation.

8. Sécurité

PREPS COMPÉTENCES met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données, notamment :

• connexion sécurisée à l’application ;
• restriction des accès aux seules personnes autorisées ;
• sauvegardes régulières ;
• mesures de prévention contre la perte, l’altération ou l’accès non autorisé aux données.

9. Exercice des droits

Les personnes concernées par les données traitées dans l’application doivent exercer leurs droits en priorité auprès de leur employeur ou de l’organisation cliente utilisant Preps, celle-ci étant responsable du traitement.

PREPS COMPÉTENCES assiste, dans la mesure du possible, ses clients pour leur permettre de répondre aux demandes d’exercice des droits prévues par la réglementation applicable.

10. Assistance en ligne et traitements propres à PREPS COMPÉTENCES

Lorsqu’un utilisateur contacte PREPS COMPÉTENCES via un dispositif d’assistance ou de support, les informations transmises dans ce cadre peuvent être traitées par PREPS COMPÉTENCES en qualité de responsable de traitement, aux fins de gestion de la demande, de suivi technique et de résolution d’incident.

Ces données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivées ou supprimées conformément aux obligations applicables.

11. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel affectant les traitements réalisés pour le compte d’un client, PREPS COMPÉTENCES informe ce client dans les meilleurs délais, afin de lui permettre de satisfaire à ses propres obligations réglementaires.

12. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter PREPS COMPÉTENCES à l’adresse suivante :

admpreps@preps.fr