Comment importer une liste d'apprenants depuis un fichier excel

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des comptes apprenant et les sessions de formation depuis un fichier excel mis sous la forme requise.

Les données existant déjà dans preps seront reconnues, et éventuellement mises à jour.

Prérequis

Pour importer dans preps.fr des sessions de formation, les formations correspondantes doivent être créées au préalable.

Etape 1

Mettez en forme

les données Excel faisant apparaitre les colonnes suivantes (les colonnes optionnelles peuvent être laissées vides):

(*) obligatoire lorsque la session n'exista pas encore    (**) obligatoire lorsque titre session est présent

exemple de fichier mis en forme

Etape 2

Sélectionnez les celllules contenant les données et les copier (bouton copier, ou CTRL-C)

Etape 3

Dans Import/Export, Utilisateurs, (1) coller les données dans la cellule en haut à gauche (clic droit souris + coller / CTRL-V).

Etape 4

(1) Cliquez sur "Vérifier".

Preps.fr analyse les données et vous indique les rapprochement qu'il effectue avec les données existantes dans preps:

• tous les utilisateurs qui seront créés apparaissent en vert,
• les apprenants déjà existant en base seront reconnus à partir du nom/prénom/date de naissance
• Les sessions de formation auxquelles affecter les collaborateurs seront reconnues sur la base du titre session et de la référence formation, et créés si nécessaire

Vous obtiendrez plus de détail en survolant les cases coloriées.

Cas des homonymes:

Si vous souhaitez créer un deuxième utilisateur homonyme, indiquez un login différent de celui de l'utilisateur existant, ou un matricule si ce champ a été activé.

Etape 5

(3) Importer les données