Comment importer des collaborateurs depuis Excel
Suivez les étapes ci-dessous pour créer des comptes collaborateurs et leurs groupes depuis un fichier excel mis sous la forme requise.
Les données existant déjà dans preps seront reconnues, et éventuellement mises à jour.
Etape 1
Mettez en forme les données Excel faisant apparaitre les colonnes suivantes (les colonnes optionnelles peuvent être laissées vides):
login | civilité | nom |
prénom |
date de naissance | matricule | Groupes | |
optionnel (généré |
requis MON/MME/MLE H/F M/F |
requis si possible en majuscule |
requis première lettre en majuscule |
optionnel tous formats acceptés |
optionnel
|
lorsque le matricule est activé au niveau de l'entreprise, obligatoire et unique
|
optionnel nom des groupes, séparés par des virgules |
exemple de fichier mis en forme
Etape 2
Sélectionnez les celllules contenant les données et les copier (bouton copier, ou CTRL-C)
Etape 3
Dans Import/Export, Utilisateurs, (1) coller les données dans la cellule en haut à gauche (clic droit souris + coller / CTRL-V).
Etape 4
(1) Cliquez sur "Vérifier".
Preps.fr analyse les données et vous indique les rapprochement qu'il effectue avec les données existantes dans preps:
- tous les utilisateurs qui seront créés apparaissent en vert,
- les collaborateurs déjà existant en base seront reconnus à partir du nom/prénom/date de naissance
- Les groupes auxquels affecter les collaborateurs seront reconnus sur la base du nom, et créés si nécessaire
Vous obtiendrez plus de détail en survolant les cases coloriées.
Cas des homonymes:
Si vous souhaitez créer un deuxième utilisateur homonyme, indiquez un login différent de celui de l'utilisateur existant, ou un matricule si ce champ a été activé.
Etape 5
(3) Importer les données