Comment importer des collaborateurs depuis Excel

Suivez les étapes ci-dessous pour créer des comptes collaborateurs et leurs groupes depuis un fichier excel mis sous la forme requise.

Les données existant déjà dans preps seront reconnues, et éventuellement mises à jour.

Etape 1

Mettez en forme les données Excel faisant apparaitre les colonnes suivantes (les colonnes optionnelles peuvent être laissées vides):

login civilité nom

prénom

date de naissance email matricule Groupes

optionnel

(généré
si vide)

requis
formats possibles:

MON/MME/MLE

H/F  M/F

requis

si possible en majuscule

requis

première lettre en majuscule

optionnel

tous formats acceptés

optionnel

 

lorsque le matricule est activé au niveau de l'entreprise,

obligatoire et unique

 

optionnel

nom des groupes, séparés par des virgules

exemple de fichier mis en forme

Etape 2

Sélectionnez les celllules contenant les données et les copier (bouton copier, ou CTRL-C)

Etape 3

Dans Import/Export, Utilisateurs, (1) coller les données dans la cellule en haut à gauche (clic droit souris + coller / CTRL-V).

Etape 4

(1) Cliquez sur "Vérifier".

Preps.fr analyse les données et vous indique les rapprochement qu'il effectue avec les données existantes dans preps:

  • tous les utilisateurs qui seront créés apparaissent en vert,
  • les collaborateurs déjà existant en base seront reconnus à partir du nom/prénom/date de naissance
  • Les groupes auxquels affecter les collaborateurs seront reconnus sur la base du nom, et créés si nécessaire

Vous obtiendrez plus de détail en survolant les cases coloriées.

Cas des homonymes:

Si vous souhaitez créer un deuxième utilisateur homonyme, indiquez un login différent de celui de l'utilisateur existant, ou un matricule si ce champ a été activé.

Etape 5

(3) Importer les données


© www.preps.fr 2012 - Mentions légales